ADMINISTRATIVE COORDINATOR

Based in Montreal, KlezKanada is a leading institution in the world of Yiddish culture and Jewish music. In addition to numerous concerts, workshops, and other events throughout the year in Montreal and online, KlezKanada’s flagship program is the annual Summer Retreat at a camp in the Laurentian mountains, an immersive residential festival for students, artists, families, and more, attended by a diverse array of people from all over the world. Since the outbreak of the COVID-19 pandemic, KlezKanada has adapted its programming to the digital moment, creating events of the highest calibre with global reach rooted in community feeling and cultural richness.

KlezKanada is seeking a motivated arts and culture professional to join our small team to assist with the organization’s day-to-day administration and to help make our programs run smoothly behind the scenes. As part of a small and highly collaborative team, the ideal candidate will aid in building a rapidly growing cultural organization and contribute to a dynamic and diverse artistic community. The successful candidate will be bilingual in English and French.

Core Duties

Administration & Logistics

  • Daily database management, including data entry and spreadsheet maintenance
  • Manage and organize financial documentation, including invoices and bank statements; sort, scan, and integrate documentation within existing tracking systems
  • Consistently maintain quality of information management, improving, implementing, and/or creating systems for remote work, document organization, and record-keeping
  • Process program registrations and maintain participant profiles
  • Assist with preparing reports and other documents for Board meetings and other events
  • Process donations and create charitable tax receipts
  • Research grant opportunities, new technologies, and other opportunities
  • Correspond and develop connections with donors, community members, partner organizations, vendors, artists, and others

Event Planning and Management

  • Help craft and curate KlezKanada’s artistic programs at its Summer Retreat and other cultural and educational activities throughout the year
  • Liaise with vendors, venues, organizational partners, and artists for events, concerts, workshops, and other programs
  • Help build digital event platforms and ticketing systems using websites and technologies such as Zoom, Vimeo, EventBrite, InitLive, and others
  • Coordinate volunteers and other logistics for events

Other Tasks

  • Respond to incoming calls, emails, and other communications
  • As necessary, assist with communications, including social media, press releases, newsletters, and website updates
  • Other duties as appropriate

 

Qualifications:

The ideal candidate for this position will have:

  • Excellent organizational skills with the ability to multitask and a keen attention to detail
  • The ability to work well autonomously, as well as part of a small team
  • Excellent interpersonal skills to work with and interact with KlezKanada’s very diverse community of attendees, artists, supporters, vendors, volunteers, and others
  • A strong sense of initiative with the ability to follow through and complete projects without direct supervision
  • Strong computer skills, especially with Google’s G-Suite office applications
  • Advanced proficiency in French and English (written and spoken) is essential; knowledge of other languages (e.g. Yiddish, Russian) is an asset, but not required
  • Creativity, a sense of humour, and a spirit of resourcefulness & adventure
  • A love for arts and music and an interest in Jewish culture and the Yiddish language

 

***Candidates who are unemployed or having trouble entering the job market, and are eligible for Emploi Québec subvention salariale, are especially encouraged to apply. If you meet the eligibility for Emploi Québec, please let us know in your application.***

 

Remote Working

This position will be a remote working position until it is deemed safe to return to our offices on a regular basis. From then on, the person in this position will be expected to work at least part of the time from our offices in downtown Montreal. 

 

Diversity & Equity

KlezKanada and its community highly value diversity and equity. As such we strongly encourage applications from qualified candidates from any religious, ethnic, linguistic, or cultural background, and of any gender identity or sexual orientation.

 

Salary & Benefits

This is a part-time position with an average expectation of three days, or 24 hours per week with additional hours required during our summer programs. Salary will be in the range of $16,000-$21,000 CAD.

 

To apply, please submit a cover letter and CV to Sebastian Schulman, Executive Director, at sebastian.schulman@klezkanada.org.

 

COORDONNATEUR ADMINISTRATIF/COORDONNATRICE ADMINISTRATIVE

Basé à Montréal, KlezKanada est une institution de premier plan dans le monde de la culture yiddish et de la musique juive. En plus de nombreux concerts, ateliers et autres événements tout au long de l'année à Montréal et en ligne, le programme phare de KlezKanada est la Retraite estivale annuelle dans un camp dans les Laurentides, un festival résidentiel immersif pour étudiants, artistes, familles et plus, auquel est assisté par un large éventail de personnes du monde entier. Depuis le déclenchement de la pandémie de COVID-19, KlezKanada a adapté sa programmation au moment numérique, créant des événements du plus haut calibre avec une portée mondiale ancrée dans le sentiment communautaire et la richesse culturelle.

KlezKanada est à la recherche d'un.e professionnel.le motivé.e des arts et de la culture pour rejoindre notre petite équipe afin d'aider à l'administration quotidienne de l'organisation et d'aider au bon déroulement de nos programmes dans les coulisses. Au sein d'une petite équipe hautement collaborative, le ou la candidat.e idéal.e aidera à bâtir une organisation culturelle en croissance rapide et contribuera à une communauté artistique dynamique et diversifiée. Le ou la candidat.e retenu.e sera bilingue anglais et français.

Tâches essentielles

Administration & Logistique

  • Gestion quotidienne de la base de données, y compris la saisie de données et l’entretien des feuilles de calcul
  • Gérer et organiser la documentation financière, y compris les factures et les relevés bancaires ; trier, numériser et intégrer la documentation dans les systèmes de suivi existants
  • Maintenir constamment la qualité de la gestion de l'information, améliorer, mettre en œuvre et/ou créer des systèmes pour le travail à distance, l'organisation des documents et la tenue des dossiers
  • Traiter les inscriptions au programme et maintenir les profils des participants
  • Aider à la préparation de rapports et d'autres documents pour les réunions du conseil d'administration et d'autres événements
  • Traiter les dons et créer des reçus fiscaux de bienfaisance
  • Rechercher des opportunités de subventions, de nouvelles technologies et d’autres opportunités
  • Correspondre et développer des liens avec les donateurs, les membres de la communauté, les organisations partenaires, les vendeurs, les artistes et autres

Planification et gestion d'événements

  • Aidez à élaborer et organiser les programmes artistiques de KlezKanada lors de sa retraite estivale et d'autres activités culturelles et éducatives tout au long de l'année
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs, les lieux, les partenaires organisationnels et les artistes pour des événements, des concerts, des ateliers et d'autres programmes
  • Aider à créer des plateformes d'événements numériques et des systèmes de billetterie à l'aide de sites web et de technologies telles que Zoom, Vimeo, EventBrite, InitLive et autres
  • Coordonner les bénévoles et autres logistiques pour les événements

Autres tâches

  • Répondre aux appels entrants, courriels et autres communications
  • Au besoin, aider aux communications, y compris les médias sociaux, les communiqués de presse, les bulletins d'informations et les mises à jour du site web
  • Autres tâches selon le cas

 

Qualifications:

Le ou la candidat.e idéal.e pour ce poste aura :

  • D’excellentes compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et une grande attention portée aux détails
  • La capacité de bien travailler de manière autonome, ainsi que de faire partie d'une petite équipe
  • D’excellentes compétences interpersonnelles pour travailler et interagir avec la communauté très diversifiée de participants, d’artistes, de donateurs, de vendeurs, de bénévoles et d’autres de KlezKanada
  • Un fort sens de l'initiative avec la capacité de suivre et de réaliser des projets sans supervision directe
  • De solides compétences en informatique, en particulier avec les applications bureautiques G-Suite de Google
  • Une maîtrise avancée du français et de l'anglais (écrit et parlé) est essentielle; la connaissance d'autres langues (par exemple le yiddish, le russe) est un atout, mais n'est pas obligatoire
  • De la créativité, un sens de l'humour et un esprit d'ingéniosité et d'aventure
  • Un amour pour les arts et la musique et un intérêt pour la culture juive et la langue yiddish

***Les candidat.e.s sans emploi ou en difficulté d'insertion sur le marché du travail et éligibles à la subvention salariale d'Emploi Québec sont particulièrement encouragé.e.s à postuler. Si vous remplissez les conditions d'admissibilité à Emploi Québec, veuillez nous en informer dans votre demande.***

 

Travail à distance

Ce poste sera un poste de travail à distance jusqu'à ce qu'il soit jugé sûr de retourner régulièrement dans nos bureaux. Dès lors, la personne occupant ce poste devra travailler au moins une partie du temps à partir de nos bureaux qui se trouvent au centre-ville de Montréal.

 

Diversité et équité

KlezKanada et sa communauté accordent une grande importance à la diversité et à l'équité. Ainsi, nous encourageons fortement les candidatures de candidat.e.s qualifié.e.s de toute origine religieuse, ethnique, linguistique ou culturelle, et de toute identité de genre ou d’orientation sexuelle.

 

Salaire et avantages

Il s'agit d'un poste à temps partiel avec une attente moyenne de trois jours, ou 24 heures par semaine avec des heures supplémentaires requises pendant nos programmes d'été. Le salaire sera compris entre 16 000 $ et 21 000 $ CAD.

 

Pour postuler, veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV à Sebastian Schulman, directeur général, à sebastian.schulman@klezkanada.org.